Lorsqu’une organisation manque de cohérence interne et/ou par rapport à son environnement, cela se traduit par le développement de tensions internes qui dégradent son bon fonctionnement. La tête dans le guidon, nous ne sommes pas toujours conscients de ce qui se passe.

La Théorie Organisationnelle de Berne (TOB) nous propose un outil très simple pour y voir plus clair et identifier les équilibres à rétablir.

Énergie de cohésion

Appelons énergie de cohésion, l’énergie que les membres d’un groupe acceptent de mettre au service de celui-ci. Cette énergie est relativement constante à court terme (En fait, elle varie en fonction de l’ « attractivité » du groupe pour ses membres. La renforcer est important mais ce n’est pas le sujet aujourd’hui).

Cette énergie disponible se répartit entre l’activité (le travail réalisé pour répondre aux besoins de son environnement) et l’énergie consacrée aux processus relationnels au sein du groupe.

Énergie de cohésion = Énergie disponible = Activité + Processus

Plus il y a de déséquilibres ou d’incohérences, plus les processus relationnels s’accentuent et moins, il y a d’énergie disponible pour l’activité.

Or, l’activité d’un groupe, est liée à la raison d’être. Pour une entreprise, il s’agit de répondre aux besoins en créant suffisamment de valeur ajoutée pour faire la différence avec ses concurrents, assurer son développement et générer les bénéfices escomptés. On comprend aisément que si elle n’est plus en capacité de le faire, cela peut devenir rapidement un sacré problème…

Identifier les déséquilibres est donc fondamental et pour le faire, c’est très simple, posez-vous les deux questions suivantes :

Où va votre énergie ?

Et quelle est la part de cette énergie qui est gaspillée par tous les dysfonctionnements ou tensions que vous rencontrez au quotidien ?

Dans l’exemple de la photo, le groupe a évalué entre 50 à 60 % l’énergie gaspillée (soit plus que 40 à 50% pour son activité…). Et pour le directeur hyper investi de l’entité, 80 % de sa propre énergie ! Imaginez son état d’esprit… En fait, personne n’avait vraiment conscience de ce qui se passait en réalité et dans la confusion, il est très facile de faire un amalgame entre les dysfonctionnements et les personnes et de se renvoyer la balle.

Si vous trouvez des similitudes avec votre propre situation ou que vous ne comprenez plus très bien ce qui se passe, faites l’exercice pour vous-même.

Prenez une feuille de papier ou un grand tableau :

• Dessinez un grand cercle. Vous venez de matérialiser la frontière externe de votre groupe avec son environnement.
• Dessinez maintenant, un cercle plus petit qui symbolise la zone de leadership qui différencie les membres qui prennent les décisions et orientent le groupe, des autres membres.
• A l’intérieur de ces deux zones vous pouvez dessiner si nécessaire, d’autres frontières plus fines pour préciser les principaux sous-groupes qu’il est important d’identifier (Attention, cette représentation n’est pertinente qu’avec des organisations relativement simples.).

Votre schéma devrait ressembler à celui de la photo.

Maintenant représentez sur ce schéma et nommez :

• Les principales pressions externes qui s’appliquent sur votre organisation.
• Les processus relationnels qui se cristallisent souvent en tensions internes sur les différentes frontières :
  • Les efforts à la frontière externe pour gérer les pressions extérieures.
  • Les tensions à la frontière de la zone de leadership : remise en causes des décisions, …
  • Les tensions au niveau des interfaces entre les différents sous-groupes : conflits internes, …
• Et enfin la part d’énergie consacrée à l’activité.
  Pour finir, affectez un pourcentage de l’énergie disponible absorbée par ces différentes tensions. Faites cela intuitivement en faisant confiance à votre ressenti, ce qui compte c’est l’ordre de grandeur. Par soustraction, vous aurez l’énergie que vous consacrez à votre activité…
  Voilà, il ne vous reste plus qu’à déterminer sur quoi agir :
• Centrez vos efforts sur les tensions qui font le plus sens pour vous et qui auront un impact significatif sur le bon fonctionnement de votre organisation.
• Ne cherchez pas à supprimer toutes les tensions, elles sont inévitables et sont le signe que votre organisation est vivante. De plus l’énergie que vous y consacreriez serait supérieure au gain espéré !

En travaillant sur ces axes de progrès, vous allez :

1. A court terme, améliorer l’efficience de votre organisation.
2. A moyen terme, résorber les sources de mécontentement et augmenter l’énergie de cohésion. Votre organisation sera alors plus forte pour gérer les tensions externes.

Un dernier conseil, vous pouvez faire cet exercice tout seul mais le faire à plusieurs sera plus riche et vous trouverez les solutions plus rapidement.

Pour en savoir plus :

Arrêtez de tirer sur le bouc émissaire, il vous est plus utile que vous ne croyez !

Pourquoi est-il si difficile de prendre du recul tout seul alors que c’est si important ?

Le jour où j’ai compris l’intérêt de l’intelligence collective en moins de 3 minutes

Sur la TOB, lire l’excellent livre de François VERGONJEANNE « Coacher groupes et organisations avec la Théorie Organisationnelle de Berne ».